Projekt skończony, zaakceptowany przez klienta. Naszedł moment wysłania plików do drukarni. Zanim to zrobimy musimy go zapisać w odpowiednim formacie. Najwygodniejszą formą przygotowania pracy do druku jest zapis w formacie PDF. Większość drukarni akceptuje ten format. Mogłoby się wydawać, że wystarczy w programie graficznym, za pomocą przycisku Zapisz jako (Save As) wybrać format PDF i gotowe. Niestety przygotowanie pliku dla poszczególnych drukarni może się bardzo różnić. Wszystko uzależnione jest od technologii druku, maszyn, oprogramowania i rodzaju papieru.
Na wstępie ważna zasada: nie da się przygotować uniwersalnej specyfikacji przygotowania do druku akceptowanej przez wszystkie drukarnie. Najlepszym sposobem na uniknięcie problemów jest szczegółowe uzgodnienie parametrów pracy z wybraną drukarnią. Wiele drukarni nie tylko starannie opisuje sposób tworzenia pliku PDF, ale także udostępnia gotowy plik z ustawieniami zapisu dokumentu PDF dostosowanego do potrzeb konkretnej maszyny drukarskiej.
Jakie ustawienia eksportu PDF do druku?
Jeżeli używamy programów z rodziny Adobe, najprostszym sposobem zapisu pliku PDF jest użycie polecenia Zapisz jako (Save As) i wskazanie Adobe PDF jako formatu wyjściowego. Po wybraniu lokalizacji pliku i jego nazwy wyświetli się okno dialogowe, w którym możemy wprowadzić konieczne ustawienia.
Zaczynamy od zakładki Ogólne (General), gdzie wybieramy styl Jakość drukarska (Press Quality), co ułatwi wybór dodatkowych opcji. W opcji Standardowy (Standard) pozostawiamy Brak (None) zaś Zgodność (Compatibility) — Acrobat 5 (PDF 1.4). Przechodzimy niżej, gdzie usuwamy zaznaczenia wszystkich domyślnych aktywnych opcji.
Dalej przechodzimy do kategorii (Kompresja) (Compression), gdzie nie musimy wprowadzać żadnych zmian. Plik PDF o jakości drukarskiej domyślnie zawiera bezpieczne ustawienia zarówno jeśli chodzi o kompresję, jak i rozdzielczość naszych grafik.
W sekcji Znaczniki i spady (Marks and Bleeds) możemy dodać do naszej pracy linie cięć, pasery, paski kolorów, informacje o pracy oraz spady. W wielu przypadkach dostępne tu opcje zależą od konkretnej drukarni. Podczas montażu arkusza drukarskiego nasze pasery, paski kolorów czy informacje o pracy mogłyby być zupełnie bezużyteczne, a nawet utrudniać sam montaż. Aby dowiedzieć się, jakie opcje należy tutaj zaznaczyć, najlepiej zapytać drukarnię lub przejrzeć pliki pomocy dostępne na stronach internetowych większości drukarni. W poniższej sekcji Spady (Bleeds) zazwyczaj dodajemy spady o wielkości 2-3 milimetry.
W kategorii Wyjście (Output) wprowadzamy ustawienia odpowiedzialne za konwersję elementów pracy na postać CMYK, wymaganą w drukarniach. W polu Konwersja Koloru (Color Conversion) wskazujemy opcję Konwertuj na docelowy (Zachowaj wartości) (Convert to Destination (Preserve Number)), co pozwoli dokonać konwersji naszej pracy na docelowy profil CMYK, który wskazujemy w polu Cel (Destination). Profil docelowy powinien być ściśle skorelowany z maszyną drukarską, papierem, a także użytymi farbami. Najlepiej, aby był to profil dostarczony przez konkretną drukarnię. W takim przypadku moglibyśmy wybrać profil drukarni. Niestety, przeważnie musimy korzystać z profili uniwersalnych, które sprawdzają się podczas typowego druku kolorowego. Wiele drukarni sugeruje tu użycie profilu Fogra lub Euroscale, najlepiej skontaktować się z drukarnią tej sprawie. Do pracy nie dołączamy profilu, więc w polu Reguła dołączania profilu (Profile Inclusion Policy) wybieramy opcję Nie dołączaj profilów (Don’t include profiles).
W pozostałych kategoriach: Zaawansowane (Advanced), Zabezpieczenie (Security) i Podsumowanie (Summary) nie wprowadzamy zwykle żadnych zmian — po prostu zapisujemy naszą pracę.
Jeśli w drukarni nie podano nam innych, specyficznych opcji, przygotowany przez nas dokument spełnia wymagania większości z nich. Oczywiście przedstawiony powyżej schemat nie gwarantuje poprawnego przygotowania na wszystkie maszyny drukarskie. Jest jednak dobrym punktem wyjścia, od którego moglibyśmy rozpocząć nasze działania.
Tak na zakończenie, pomimo eksportu do PDF-a zgodnie z zaleceniami drukarni, druk może zostać wstrzymany z powodu błędu pliku. Jeśli projekt nie będzie spełniał podstawowych zasad przygotowania do druku takich jak np.: brak spadów, kolory w druku, za słaba rozdzielczość, kolory dodatkowe czy overprinty.